I'm a round-filer, yes I am!
Noguchi-arkivsystemet går ut på att du ställer dina viktiga papper och dokument i kuvert i bokhyllan. Har du böcker där i också så är det inte så svårt att få dem att stå upp. Varje gång du lägger in ett nytt kuvert så märk det nära kanten med dagens datum och vad som finns inuti och ställ det längst åt höger. Varje gång du använder innehållet i ett av de gamla kuverten så lägg tillbaka det längst åt höger (dvs på »ny-sidan«). På så sätt kommer höger-sidan alltid vara aktuella och värdefulla dokument, medan vänster-sidan få en blandning av både helt värdelösa och helt »holy« kuvert, typ bilder och brev som du inte vill slänga.
Nackdelar
- Det är svårt att hitta. När jag först hörde talas om detta tänkte jag »hmm, det måste vara något knep, kanske att spatialminnet hjälper en att hitta eller något i det undermedvetna eller så«, och visst ligger det lite i det men det är ändå ganska svårt att hitta.
Fördelar
- Man behöver inte ta något beslut när man arkiverar. »Hmm, var hör det här spiskvittot hemma? k för kvitton eller s för spisar?« Det enda man behöver veta är dagens datum. Klart fort!
- Man behöver inga speciella arkivskåp eller mappar.
- Om man ångrar sig är det lätt att byta tillbaka till alfabetisk, det är bara att sortera upp allt. Om man ångrar sig från alfa och vill byta till Noguchi är man screwed iom det inte finns datum på allt. Därför önskar jag att jag hade kört Noguchi från början, nu har jag en hög med mitt gamla alfa-arkiv som jag inte riktigt vet hur jag ska hitta i (hmm, det är inte så lätt att hitta i alfa heller — »lade jag det under k för kvitton eller s för spisar?«).
- Nu kommer den största fördelen. Det är super-annoying att rensa ur gammalt skräp ur alfa-arkiv så de har en tendens att svälla. Med Noguchi är det mycket enklare att hitta obsoleta filer, rund-arkivera (det betyder slänga pga papperskorgen är rund) innehållet och återanvända kuvertet. Deprecate!! Mitt arkiv är ungefär nittio kuvert just nu (nästan två femtio-pack kuvert) och jag har börjat återanvända grejer. Jag kommer ju att behöva köpa nya kuvert också eftersom jag har holy files; jag vill inte slänga mitt pass direkt, eller mina målningar. Har man mycket holy files kan man lägga dem i lådor på vinden. De man inte använder så ofta är ju lätta att skilja ut från de man använder ofta med det här systemet.
- Det är bättre än att bara lägga allt på en stor hög eftersom det
- ser prydligare ut (ymmv)
- är lite lättare att hitta, åtminstone om man har saker i många olika storlekar
- kan märkas med olika färger, t.ex. rött för actionable → se nedan
- Det är coolt!
N.b.
- Jag använder små runda färg-klistermärken på de kuvert jag vill vara säker på att hitta fort. T.ex. jag skickar mycket brev och därför har jag ett litet blått klistermärke på kuvertet där mina frimärken ligger.
- Framför allt har jag röda klistermärken på de kuvert som har material jag kommer att behöva när jag ska göra något på mina att-göra-listor. T.ex. om jag har skrivit på min lista att jag ska skicka in en ansökan eller blankett så sätter jag ett rött klistermärke på det kuvert där blanketten ligger. Det brukar inte finnas så många röda klistermärken eftersom jag har blivit ganska bra på att beta av listorna. If not now, when?
- Jag har bytt plats på höger och vänster, för att jag var van att ställa nya böcker längst till höger i bokhyllan. Orginalet har ny-sidan till vänster och gammelsidan till höger. Välj det som passar din bokhylla och din arbetsstation bäst, för du vänjer dig fort vid vilket som.
Det här systemet passar bäst dig som mest arkiverar »cover your ass«-grejer, typ kvitton som du hoppas aldrig använda, och så vidare. Om du t.ex. är läkare är det dumt att använda detta till patientjournaler eftersom du fort måste hitta varje till varje patient. Det passar också dig som forskar, om du hittar en massa weird-ass-grejer som man inte vet under vilken bokstav det ska hamna. Det passar också dig som har en massa konstiga alfabet som jag.
Jag använder det här systemet hemma; på mitt jobb scannade jag allt och slängde orginalen. Viktiga kontrakt och sånt tog jag hem, men alla andra dokument (mest kravspecifikationer) hade jag bara på datorn eftersom jag ville keep it simple.